Coördinerend directi …

Coördinerend directie-assistent

Het Interprovinciaal Overleg (IPO) en BIJ12 vormen samen de Vereniging IPO, waar provincies samenwerken aan belangrijke landelijke thema’s zoals natuur, stikstof en de energietransitie. Als coördinerend directie-assistent ben je een cruciale schakel binnen de afdeling Bedrijfsvoering en ondersteun je directieleden bij hun werkzaamheden. Je beheert complexe agenda’s, coördineert bestuurlijke processen en draagt bij aan de verbetering van werkmethoden. Bovendien ben je de verbindende factor binnen het team van managementondersteuners en zorg je voor duidelijke werkafspraken en gezamenlijke coördinatie. Met jouw organisatievermogen en communicatieve skills weet je in hectische tijden alles op rolletjes te laten lopen.

Profiel

Je bent betrouwbaar en integer met een afgeronde en relevante opleiding op minimaal MBO+ niveau. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële rol en uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel). Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en kunt zowel mondeling als schriftelijk op een effectieve manier communiceren. Jij denkt in mogelijkheden en zet andere aan tot actie, daarbij ben je een echte verbinder binnen het team. De functie omvat 32 tot 36 uur per week, met de mogelijkheid tot verlenging.

Eisen

• Eis 1: Uw aanbieding past binnen het door ons vastgestelde tariefbandbreedte voor deze opdracht van minimaal € 75 maximaal € 100 exclusief btw. Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.
• Eis 2: De aangeboden kandidaat is akkoord: A) Dat deze opdracht voor 32-36 uur per week wordt uitgevoerd; B) Met de procedure en de inhuurvoorwaarden; C) Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op straffe van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekend op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.
• Eis 3 A) Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document. Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria.
• Eis 4: Een afgeronde en voor de opdracht relevante opleiding op minimaal MBO+ niveau.
• Eis 5: Minimaal 5 jaar aantoonbare recente werkervaring in een secretariële functie, waarbij complex agendabeheer en verbinden binnen de organisatie een grote rol heeft gespeeld.
• Eis 6: Uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).
• Eis 7: Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Wensen

• Shortlistcriterium 1: Werkzaam geweest binnen een politiek dynamische omgeving, zoals ministeries, provincies of koepelorganisaties.
• Shortlistcriterium 2: Aantoonbare werkervaring met het coördineren van andere collega’s.
• Shortlistcriterium 3: Aantoonbare werkervaring met voorbereiding van directie- en managementoverleggen.
• Fase 2. Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit. Prijs maximaal 200 punten en Kwaliteit maximaal 800 punten Indien in het interview de kandidaat 300 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen. A. Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0 - Verbinder - Gestructureerd - Nauwkeurig - Flexibel - Pro-actief - Stressbestendig - Discreet en professioneel B. Vaardigheden 300/200/100/0 - Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden. - Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken. - Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving. - Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. - Vaardig in aansturen van collega’s - Complex agendamanagement C. Kennis 300/200/100/0 - Opleiding en ervaring op het secretarieel vlak - Ervaring met het werken binnen een overheidsorganisatie - Microsoft Office (Outlook, Word en Excel). - Ervaring met voorbereiding van directie- en managementoverleggen

Competenties

• /0
• Verbinder
• Gestructureerd
• Nauwkeurig
• Flexibel
• Pro-actief
• Stressbestendig
• Discreet en professioneel /0
• Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden.
• Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken.
• Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vaardig in aansturen van collega’s
• Complex agendamanagement /0
• Opleiding en ervaring op het secretarieel vlak
• Ervaring met het werken binnen een overheidsorganisatie
• Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).
• Ervaring met voorbereiding van directie- en managementoverleggen