Omschrijving

De Dienst Facility Management (FM) is een cruciaal onderdeel van het Politiedienstencentrum (PDC), waarbij het programma Fysieke Toegangsbeveiliging (FTB) zich richt op de implementatie van één landelijke toegangspas voor de politie. Deze toegangspas is geïntegreerd met de Rijkspas, een multifunctionele smartcard voor de Nederlandse rijksoverheid. Het project FTB, en specifiek Focusgebied 2, is momenteel in de voorbereidende fase voor de uitrol van de Rijkspas binnen de politie-eenheden. Het doel is om de landelijke uitrol weer te geven van de Rijkspas, met een focus op communicatie en logistiek. De huidige vacature betreft een Backoffice Coördinator die verantwoordelijk zal zijn voor de ondersteuning tijdens deze uitrol.

Gewenst Profiel

De ideale kandidaat heeft ervaring in projectmanagement en is sterk georganiseerd. Daarnaast beschikt de specialist over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan hij/zij zelfstandig werken. Kennis van backofficeprocessen en ervaring met de implementatie van (overheids)systemen zijn vereist. Het is belangrijk dat de kandidaat een proactieve houding heeft en in staat is om binnen verschillende systemen effectief te navigeren. Affiniteit met digitale ontwikkelingen en logistiek zijn een pre, evenals ervaring met administratieve borging.

Eisen

• Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.
• Eis 2. Migratie Door in te schrijven bevestigt u dat u bekend bent met de voorgenomen overstap naar een intermediair model en de gevolgen die heeft voor overeenkomsten met Opdrachtgever en stemt u daarvoor zover nodig en mogelijk mee in.
• Eis 3. De kandidaat heeft minimaal een erkend, volledig, volwaardig en afgerond diploma op MBO-4 niveau in de richting van of op het gebied van backoffice werkzaamheden of administratief werk
• Eis 4. De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke opdracht.
• Eis 5. De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectmanagement in een soortgelijke opdracht.
• Eis 6. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met processen rond uitgifte en beheer van toegangspassen.
• Eis 7. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie met minimaal 10k+ medewerkers.

Wensen

• 50,00000000000001 %
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie in een soortgelijke opdracht.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen de politieorganisatie.

Verantwoordelijkheden

• Het coördineren van de voorbereidingen en uitrol van het Rijkspas-project:Verantwoordelijk voor het zelfstandig plannen en organiseren van de voorbereidende werkzaamheden voor de uitrol, inclusief het coördineren van het uitrolteam en het identificeren van noodzakelijke resources voor een succesvolle implementatie.
• Het inrichten en optimaliseren van de backoffice:Zelfstandig inrichten en verbeteren van de backofficestructuur, inclusief het identificeren van procesverbeteringen en het coördineren van de uitbreiding van het backofficeteam, indien nodig, op basis van de voortgang van het project.
• Het ontwikkelen van een centrale backofficefunctie:Het opzetten en optimaliseren van een centrale backoffice, waarbij zelfstandig processen worden ingericht voor het verzamelen, onderhouden en afhandelen van meldingen, vragen, klachten en speciale aanvragen met betrekking tot het pas-systeem. Hierbij ligt de nadruk op het verbeteren van de servicekwaliteit en efficiëntie.
• Het verbeteren van het proces voor de controle van id-scans:Het ontwerpen en implementeren van een proces voor de controle van binnengekomen id-scans die nodig zijn voor het aanvragen van een pas, met als doel een tijdige en correcte afhandeling van aanvragen.
• Het ontwikkelen van administratieve processen voor correcte pasvertrekking:Het opzetten en verbeteren van administratieve processen voor het registreren van medewerkers en het waarborgen van de nauwkeurigheid en efficiëntie van het pasverstrekkingsproces, waarbij er ruimte is voor optimalisatie en verbetering van de werkmethoden.
• Het waarborgen van telefonische en digitale bereikbaarheid:Het zelfstandig coördineren en optimaliseren van de telefonische en digitale bereikbaarheid van de backoffice, met als doel de beschikbaarheid en service te verbeteren en te waarborgen dat alle communicatie efficiënt en effectief wordt afgehandeld.
• Het ontwikkelen van administratieve processen voor aanpassingen naar de Rijkspas beheerorganisatie:Het opzetten en verbeteren van administratieve processen voor het bijhouden van wijzigingen en aanpassingen in het Rijkspas-systeem en het borging van de administratieve processen naar de beheerorganisatie, waarbij je verantwoordelijk bent voor het tijdig en correct doorgeven van wijzigingen.

Competenties

• Organisatievermogen - Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.
• Probleemanalyse - Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
• Mondelinge & schriftlelijke uitdrukkingsvaardigheid - Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.
• Samenwerken - Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
• Kwaliteitsgerichtheid - Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.
• Flexibel gedrag - Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
• Stressbestendig - Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden.