Programmasecretaris …

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris in Rijswijk, met een hybride werkstructuur (3 dagen op kantoor en 1 dag thuis). In deze rol ondersteun je zowel de Programmadirecteur als het Management Team en ben je verantwoordelijk voor coördinatie, documentbeheer en notuleren. Je werkt binnen een team waar nauwkeurige samenwerking en een klantgerichte houding centraal staan. Als programmasecretaris is het belangrijk dat je proactief bent en ervaring hebt met complexe overleggen, vooral in een bestuurlijke omgeving. De functie vereist een HBO-opleiding en minimaal 3 jaar relevante werkervaring.

Gewenst Profiel

• Aantoonbare HBO-opleiding of gelijkwaardig
• Minimaal 3 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of projectcoördinator
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Ervaring met MS Office programma's voor secretariële taken
• Ervaring in een projectteam van minimaal 25 medewerkers is een pré
• Affiniteit met de maritieme sector is gewenst
• Nauwkeurig, proactief, klantgericht en communicatief vaardig

Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een HBO (of gelijkwaardig) opleiding
• Kandidaat dient fysiek aanwezig te zijn op locatie op de projectdagen (zie beschrijving)
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 3 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
• Kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift
• Kandidaat heeft ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS office t.b.v. secretariële werkzaamheden

Wensen

• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een projectteam van minimaal 25 medewerkers.
• Kandidaat beschikt over aantoonbare affiniteit met de maritieme sector(werkomgeving of opleiding/cursus/training).
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde vaardigheden en relevante werkervaring, in het bijzonder het plannen, organiseren en notuleren van complexe overleggen Met complexe overleggen wordt gedoeld op: overleggen met meerdere stakeholders van binnen en buiten het project en binnen en buiten de eigen organisatie waarbij op hoog (directie/DG) niveau wordt gesproken in vakjargon/organisatiejargon.
• Mate waarin de kandidaat blijk geeft van de competenties nauwkeurigheid, pro activiteit en klantgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit. Dit dient middels concrete voorbeelden duidelijk te blijken uit de aanbieding, de motivatie en wordt geverifieerd tijdens het sollicitatiegesprek.