Medewerker recordbeh …

Functieomschrijving

Binnen het team Interne Diensten van de gemeente Tytsjerksteradiel zijn wij op zoek naar een enthousiaste medewerker recordbeheer! In deze rol ben je verantwoordelijk voor het zorgvuldig en efficiënt beheren van informatie en archieven. Je zorgt ervoor dat de bewaar- en beheerprocessen correct worden uitgevoerd, en bent verantwoordelijk voor de bewaring, selectie, vernietiging en overbrenging van documenten. Daarnaast ondersteun je procesverbeteringen en help je gebruikers met hun vragen over ons zaaksysteem Liber. Deze functie is ingeschaald in schaal 8 van de cao Gemeenten.

Profiel

Wij zoeken een kandidaat die nauwkeurig en georganiseerd te werk gaat. Je hebt bij voorkeur ervaring met recordbeheer en archiefwetgeving. Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Je bent proactief en in staat om samen te werken met verschillende stakeholders binnen de organisatie. Belangrijk om te weten is dat zelfstandigen zonder personeel (ZZP'ers) of BV's met enkel een directeur-grootaandeelhouder zich niet kunnen inschrijven voor deze functie.

Eisen

• U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe.
• De kandidaat heeft minimaal een mbo-opleiding op het gebied van informatiebeheer
• De kandidaat heeft kennis van zaaksystemen Corsa en Liber
• De kandidaat is in het bezit van een geldige VOG (maximaal 3 maanden oud en relevant voor de functie) ofwel bereid deze aan te vragen.
• De aard en inhoud van deze opdracht brengt met zich mee dat er vanuit de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) er een risico bestaat dat er sprake is van een fictieve dienstbetrekking. Zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers, maar ook BV's met enkel een directeur-grootaandeelhouder) kunnen om deze reden niet (rechtstreeks) inschrijven op deze opdracht. Als een zelfstandige zonder personeel of een BV met enkel een directeur-grootaandeelhouder zich inschrijft leidt dit uitsluiting tot van de opdracht.

Wensen

• De mate van werkervaring en kennis van iNavigator en Memorix
• De mate van affiniteit met digitalisering

Verantwoordelijkheden

• Je beoordeelt, registreert en scant inkomende post en distribueert digitale exemplaren naar de juiste afdelingen of personen;
• Je scant papieren documenten (back-log) om deze duurzaam beschikbaar te maken in ons DMS/RMA;
• Je bewaakt de toegankelijkheid, volledigheid en correctheid van de (zaak-)dossiers en zorgt dat ze beschikbaar zijn voor bevoegde medewerkers;
• Je zorgt voor een veilige en duurzame opslag van documenten;
• Je beheert documenten op een wijze dat ze gebruikt kunnen worden wanneer dat is vereist;
• Je beantwoordt interne en externe informatieverzoeken;
• Je adviseert collega’s over documentbeheer en bewaring en levert een bijdrage aan het opstellen van informatiebeheerbeleid;
• Je draagt bij aan het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer;
• Je bepaalt welke documenten bewaard moeten blijven en welke vernietigd mogen worden, op basis van de geldende wet- en regelgeving (bijv. Archiefwet);
• Je bepaalt welke documenten overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats;

Competenties

• analytisch;
• servicegericht;
• nauwkeurig;
• systematisch;