Afdelingssecretaris

Functieomschrijving

De afdelingssecretaris speelt een cruciale rol binnen de organisatie, met een focus op het ondersteunen van het afdelingshoofd en het waarborgen van een efficiënte afdeling. Deze functie omvat het meewerken aan belangrijke documenten zoals memo's en besluiten, het coördineren van verschillende vraagstukken en het opvolgen van acties. Daarnaast organiseert de afdelingssecretaris reviews en ondersteunt de voorbereiding van heidagen en brainstormsessies. Ook is deze persoon verantwoordelijk voor het opstellen van rapportages en het bewaken van het afdelingsmanagementsysteem. Met een centrale rol als aanspreekpunt voor zowel tactische als strategische vraagstukken, zorgt de afdelingssecretaris voor een goede afstemming binnen de afdeling en met andere afdelingen binnen IT-Infra.

Vereiste profielbeschrijving

De ideale kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en organisatorisch talent. Een achtergrond in de administratie of projectmanagement is gewenst. Daarnaast is het belangrijk dat de kandidaat proactief kan werken en goed kan omgaan met diverse belanghebbenden. Ervaring met het voorbereiden van rapportages en het begeleiden van bijeenkomsten is een pluspunt. Een flexibele instelling en de mogelijkheid om in een dynamische omgeving te functioneren zijn essentieel voor deze rol binnen het Ministerie van Defensie in Utrecht.

Eisen

• Kandidaat beschikt over gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen complexe IT-organisatie
• Kandidaat beschikt over een HBO diploma of over aantoonbaar HBO werk en denkniveau kandidaat beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands)
• kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als afdelingsecretaris of een soortgelijke functie (1 jaar)
• Kandidaat heeft minimaal 1 aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld (1 jaar)

Wensen

• Kandidaat beschikt bij voorkeur over een HBO diploma in de richting van Bestuurskunde/Bedrijfskunde
• Kandidaat is bij voorkeur in staat draagvlak te creeren voor zijn of haar ideeen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld.
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 1 jaar aantoonbare werkervaring als afdelingsecretaris of een vergelijkbare functie