Wat doet een Medewerker Informatiebeheer?
Functieomschrijving
Een Medewerker Informatiebeheer speelt een cruciale rol in organisaties door te zorgen voor een gestructureerde en efficiënte omgang met informatie. Deze functie richt zich op het beheer van documenten, archivering, en het verbeteren van de informatiehuishouding. Het is belangrijk dat medewerkers in deze functie niet alleen bedreven zijn in het registreren en verwerken van documenten, maar ook in het uitvoeren van kwaliteitscontroles. Dit stelt hen in staat om de integriteit en vertrouwelijkheid van informatie te waarborgen.
In de huidige arbeidsmarkt zijn er volop zzp opdrachten beschikbaar voor Medewerkers Informatiebeheer, vooral in de publieke sector. Overheidsinstellingen zoeken vaak professionals die tijdelijk kunnen bijdragen aan projecten, wat een aantrekkelijke mogelijkheid kan zijn voor interim werk. Medewerkers kunnen hierbij verschillende facetten van informatiebeheer onder de loep nemen, van het archiveren van documenten tot het begeleiden van medewerkers in hun registratieprocessen. Dit werk kan zowel uitdagend als lonend zijn, aangezien de medewerker impact heeft op de algehele effectiviteit van de informatiehuishouding binnen de organisatie.
De typische taken van een Medewerker Informatiebeheer zijn onder andere het uitvoeren van kwaliteitscontroles op documenten, het begeleiden van gebruikers bij registratie- en archiveringsprocessen, en het ervoor zorgen dat de digitale informatie tijdig vernietigd wordt wanneer dat nodig is. Daarnaast worden ook relevante wet- en regelgeving met betrekking tot archivering en privacy nauwgezet gevolgd. Medewerkers werken vaak samen met collega’s aan diverse vraagstukken binnen zaakgerichte systemen, wat samenwerking en communicatieve vaardigheden vereist. Deze functie vraagt om een proactieve benadering en nauwkeurigheid, omdat de kwaliteit van informatiebeheer direct invloed heeft op de organisatie.
Om specialist te worden in het vakgebied van informatiebeheer, is het belangrijk om een solide basis te leggen met de juiste opleiding en ervaring. Een diploma zoals SOD-1 of een gelijkwaardige opleiding is doorgaans vereist. Daarnaast is het voordelig om ervaring op te doen in documentbeheer en archivering binnen een gemeente of overheidsorganisatie. Na verloop van tijd zijn er mogelijkheden om door te groeien naar functies met meer verantwoordelijkheid, zoals coördinator informatiebeheer of zelfs consultant voor specifieke informatiehuishoudingssystemen. Lifelong learning is hierbij essentieel; het volgen van cursussen en workshops, en het bijhouden van ontwikkelingen in de wet- en regelgeving zijn belangrijke stappen om expertise op te bouwen in deze dynamische sector.
Overzicht: Medewerker Informatiebeheer
OPLEIDINGSNIVEAU:
Minimaal SOD-1 of vergelijkbaar
SALARISINDICATIE IN LOONDIENST
€25 - €40 per uur
INDICATIE UURTARIEF BIJ ZZP
€50 - €80 per uur
DOORGROEIMOGELIJKHEDEN
Coördinator Informatiebeheer, Consultant Informatiehuishouding
COMPTENTIES & VAARDIGHEDEN
Organisatorisch vermogen, Analyserend vermogen, Klantgerichtheid, Nauwkeurigheid, Resultaatgerichtheid
GERELATEERDE FUNCTIES
Informatiebeheerder, Documentcontroller, Archivaris, Informatieanalist
Wat doet een Medewerker Informatiebeheer?
Functieomschrijving
Een Medewerker Informatiebeheer speelt een cruciale rol in organisaties door te zorgen voor een gestructureerde en efficiënte omgang met informatie. Deze functie richt zich op het beheer van documenten, archivering, en het verbeteren van de informatiehuishouding. Het is belangrijk dat medewerkers in deze functie niet alleen bedreven zijn in het registreren en verwerken van documenten, maar ook in het uitvoeren van kwaliteitscontroles. Dit stelt hen in staat om de integriteit en vertrouwelijkheid van informatie te waarborgen.
In de huidige arbeidsmarkt zijn er volop zzp opdrachten beschikbaar voor Medewerkers Informatiebeheer, vooral in de publieke sector. Overheidsinstellingen zoeken vaak professionals die tijdelijk kunnen bijdragen aan projecten, wat een aantrekkelijke mogelijkheid kan zijn voor interim werk. Medewerkers kunnen hierbij verschillende facetten van informatiebeheer onder de loep nemen, van het archiveren van documenten tot het begeleiden van medewerkers in hun registratieprocessen. Dit werk kan zowel uitdagend als lonend zijn, aangezien de medewerker impact heeft op de algehele effectiviteit van de informatiehuishouding binnen de organisatie.
De typische taken van een Medewerker Informatiebeheer zijn onder andere het uitvoeren van kwaliteitscontroles op documenten, het begeleiden van gebruikers bij registratie- en archiveringsprocessen, en het ervoor zorgen dat de digitale informatie tijdig vernietigd wordt wanneer dat nodig is. Daarnaast worden ook relevante wet- en regelgeving met betrekking tot archivering en privacy nauwgezet gevolgd. Medewerkers werken vaak samen met collega’s aan diverse vraagstukken binnen zaakgerichte systemen, wat samenwerking en communicatieve vaardigheden vereist. Deze functie vraagt om een proactieve benadering en nauwkeurigheid, omdat de kwaliteit van informatiebeheer direct invloed heeft op de organisatie.
Om specialist te worden in het vakgebied van informatiebeheer, is het belangrijk om een solide basis te leggen met de juiste opleiding en ervaring. Een diploma zoals SOD-1 of een gelijkwaardige opleiding is doorgaans vereist. Daarnaast is het voordelig om ervaring op te doen in documentbeheer en archivering binnen een gemeente of overheidsorganisatie. Na verloop van tijd zijn er mogelijkheden om door te groeien naar functies met meer verantwoordelijkheid, zoals coördinator informatiebeheer of zelfs consultant voor specifieke informatiehuishoudingssystemen. Lifelong learning is hierbij essentieel; het volgen van cursussen en workshops, en het bijhouden van ontwikkelingen in de wet- en regelgeving zijn belangrijke stappen om expertise op te bouwen in deze dynamische sector.
Overzicht: Medewerker Informatiebeheer
OPLEIDINGSNIVEAU:
Minimaal SOD-1 of vergelijkbaar
SALARISINDICATIE IN LOONDIENST
€25 - €40 per uur
INDICATIE UURTARIEF BIJ ZZP
€50 - €80 per uur
DOORGROEIMOGELIJKHEDEN
Coördinator Informatiebeheer, Consultant Informatiehuishouding
COMPTENTIES & VAARDIGHEDEN
Organisatorisch vermogen, Analyserend vermogen, Klantgerichtheid, Nauwkeurigheid, Resultaatgerichtheid
GERELATEERDE FUNCTIES
Informatiebeheerder, Documentcontroller, Archivaris, Informatieanalist
Doel van de opdracht
De medewerker informatiebeheer wordt ingezet voor het uitvoeren van wettelijke en noodzakelijke taken op het gebied van informatiebeheer. De focus ligt op het wegwerken van bestaande achterstanden en het structureel verbeteren van de informatiehuishouding. Dit omvat zowel eenmalige correctieve acties als duurzame kwaliteitsborging, in lijn met de Archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving. De rol is cruciaal vanwege de eerder niet nagekomen verplichtingen, die onder andere zijn vastgesteld in inspectierapporten. Een goed functionerend informatiebeheer is essentieel voor de borging van interne processen en de afhandeling van informatieverzoeken.
Achtergrond en urgentie
Door capaciteitsgebrek en externe factoren zoals de coronapandemie zijn de wettelijke verplichtingen op het gebied van archief- en informatiebeheer helaas niet volledig nagekomen. Dit resulteerde in diverse inspectierapporten die de noodzaak van verbeteringen benadrukken. Bovendien is een effectief informatiebeheer cruciaal voor het voldoen aan wettelijke verantwoordelijkheden en het adequaat behandelen van verzoeken onder de Wet open overheid (Woo).
Werkzaamheden / taken
De medewerker informatiebeheer voert zowel uitvoerende als signalerende taken uit, in nauwe samenwerking met de informatieadviseur. Belangrijke taken zijn onder andere: het uitvoeren van archiefvernietiging, archiefbewerking en inventarisatie ter voorbereiding op overdracht, inclusief archieven uit 2007 en van rechtsvoorgangers; signaleren van knelpunten in het informatiebeheer; en kwaliteitscontroles uitvoeren op dossiers, metadata en digitale scans.
Kandidaatomschrijving
De ideale kandidaat beschikt over: aantoonbare ervaring met informatie- en archiefbeheer binnen een overheidscontext; grondige kennis van de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), relevante selectielijsten, en het werken met metadata; ervaring met digitale informatiesystemen zoals AFAS en SharePoint, evenals met fysieke archiefverwerking; en de capaciteit om zelfstandig werkzaamheden, zoals archiefvernietiging en kwaliteitscontroles, uit te voeren. Daarnaast is affiniteit met procesmatig werken en samenwerking met andere beleidsmatige functies vereist.
Locatie
Alkmaar GGD Hollands Noorden
Functietitel
Medewerker Informatiebeheer ADMINISTRATION
Eisen
- Beschikbaarheid - De kandidaat is per 1 september beschikbaar voor de opdracht.
- Werkervaring archiefbeheer en vernietigingsproces - De kandidaat beschikt aantoonbaar over werkervaring met archiefbeheer volgens geldende richtlijnen en wetgeving, waaronder de Archiefwet, en heeft ervaring met het uitvoeren en coördineren van het vernietigingsproces van archiefmateriaal.
- Kwaliteitssysteem en archiefoverzichten - De kandidaat heeft ervaring met het werken met en onderhouden van kwaliteitssystemen binnen informatie- of documentbeheer en kan overzichtelijke en toegankelijke archiefoverzichten opstellen en bijhouden.
- Toepassing bewaartermijnen - De kandidaat past bewaartermijnen toe conform geldende wet- en regelgeving.
- Opleidingsniveau en diploma - De kandidaat beschikt minimaal over MBO 4 werk- en denkniveau en is in het bezit van een diploma SOD I en II of een vergelijkbare opleiding, zoals een HBO-opleiding Archiefbeheer of de Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM).
Wensen
- Relevante werkervaring - Heeft de kandidaat aantoonbare ervaring met archiefbeheer binnen een overheidscontext?
- Ervaring met digitale systemen - In hoeverre is de kandidaat bekend met en vaardig in het werken met de digitale systemen AFAS en SharePoint binnen informatie- of archiefbeheer.
- Aantal interimopdrachten in de afgelopen 5 jaar - Mate van recente en relevante interimervaring op het gebied van informatie- of archiefbeheer. Toont aan in hoeverre de kandidaat in staat is zich snel aan te passen en zelfstandig opdrachten uit te voeren binnen overheidsorganisaties.
- Aansluiting bij de publieke taak van de GGD - Geen aantoonbare affiniteit (1 %) Enige betrokkenheid zichtbaar (3 %) Duidelijke betrokkenheid en relevante ervaring (5 %) Sterk onderbouwde maatschappelijke motivatie en ervaring binnen publieke gezondheid (7 %)
- Aantal jaren werkervaring in informatie- of archiefbeheer - In hoeverre beschikt de kandidaat over aantoonbare werkervaring in de functie of een vergelijkbare rol binnen informatie- of archiefbeheer
- Interview - Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Zelfstandigheid en initiatief Kan je zelfstandig werken en problemen aanpakken? Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid Werk je zorgvuldig en let je op kwaliteit? Communicatie en samenwerking Kun je goed samenwerken en duidelijk communiceren? Flexibiliteit Ga je goed om met veranderingen en werkdruk? Procesmatig werken Werk je graag volgens duidelijke processen?
Reageer direct!
