Wat doet een Medewerker Documentbeheer?
Beschrijving van de functie
Als medewerker Documentbeheer speel je een cruciale rol in het efficiënt beheren van documenten en poststromen binnen een organisatie. Deze functie richt zich op het uitvoeren van verschillende taken die bijdragen aan een gestructureerde en goed georganiseerde documentstroom. Je bent verantwoordelijk voor het ontvangen en sorteren van inkomende post, het archiveren van documenten en het beheren van uitgaande correspondentie. Deze verantwoordelijkheden vereisen nauwkeurigheid, goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met collega's en bezoekers.
In een tijd waar digitalisering steeds belangrijker wordt, is de rol van de medewerker Documentbeheer cruciaal. Je moet niet alleen fysiek archiefmateriaal beheren, maar ook zorgen voor een vlotte digitalisering en het veiligstellen van de nodige documenten. Dit kan ook inhouden dat je samenwerkt met externe leveranciers voor archiefbeheer en documentvernietiging. Het kan ook nodig zijn om de mailbox bij te houden en ervoor te zorgen dat alle berichten en documenten op tijd en correct worden afgehandeld.
De functie kan goed aansluiten bij zzp opdrachten, vooral binnen de overheid en interim werk. Veel organisaties zijn op zoek naar tijdelijke ondersteuning in hun documentbeheerprocessen, en dit biedt kansen voor professionals die willen werken als zelfstandige of als interimmer. Het is essentieel dat je op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen en wetgeving met betrekking tot documentbeheer en archivering, zodat je waarde kunt toevoegen aan projecten door efficiënt en effectief te werken. De rol kan ook worden geïntegreerd in een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor het uitbesteden van specifieke taken aan derden.
Om een specialist te worden in deze functie, is het belangrijk om ervaring op te doen in documentbeheer en archivering, kennis te verwerven van relevante wet- en regelgeving en cursussen of opleidingen te volgen op het gebied van documentmanagement. Vervolgopleidingen of certificeringen kunnen ook bijdragen aan je verdere ontwikkeling in deze sector. Daarnaast is het opbouwen van een netwerk binnen het vakgebied waardevol, vooral om op de hoogte te blijven van nieuwe tools en technieken die gebruikt worden in documentbeheer.
Overzicht: Medewerker Documentbeheer
OPLEIDINGSNIVEAU:
MBO opleiding
SALARISINDICATIE IN LOONDIENST
€2500 - €3000 per maand
INDICATIE UURTARIEF BIJ ZZP
€3000 - €4000 per maand
DOORGROEIMOGELIJKHEDEN
Senior Documentbeheerder, Teamleider Documentbeheer, Archiefbeheerder
COMPTENTIES & VAARDIGHEDEN
Nauwkeurigheid, Communicatieve vaardigheden, Organisatorische vaardigheden, Initiatief
GERELATEERDE FUNCTIES
Documentbeheerder, Archiefmedewerker, Postkamer Medewerker, Administratief Medewerker
Wat doet een Medewerker Documentbeheer?
Beschrijving van de functie
Als medewerker Documentbeheer speel je een cruciale rol in het efficiënt beheren van documenten en poststromen binnen een organisatie. Deze functie richt zich op het uitvoeren van verschillende taken die bijdragen aan een gestructureerde en goed georganiseerde documentstroom. Je bent verantwoordelijk voor het ontvangen en sorteren van inkomende post, het archiveren van documenten en het beheren van uitgaande correspondentie. Deze verantwoordelijkheden vereisen nauwkeurigheid, goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met collega's en bezoekers.
In een tijd waar digitalisering steeds belangrijker wordt, is de rol van de medewerker Documentbeheer cruciaal. Je moet niet alleen fysiek archiefmateriaal beheren, maar ook zorgen voor een vlotte digitalisering en het veiligstellen van de nodige documenten. Dit kan ook inhouden dat je samenwerkt met externe leveranciers voor archiefbeheer en documentvernietiging. Het kan ook nodig zijn om de mailbox bij te houden en ervoor te zorgen dat alle berichten en documenten op tijd en correct worden afgehandeld.
De functie kan goed aansluiten bij zzp opdrachten, vooral binnen de overheid en interim werk. Veel organisaties zijn op zoek naar tijdelijke ondersteuning in hun documentbeheerprocessen, en dit biedt kansen voor professionals die willen werken als zelfstandige of als interimmer. Het is essentieel dat je op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen en wetgeving met betrekking tot documentbeheer en archivering, zodat je waarde kunt toevoegen aan projecten door efficiënt en effectief te werken. De rol kan ook worden geïntegreerd in een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor het uitbesteden van specifieke taken aan derden.
Om een specialist te worden in deze functie, is het belangrijk om ervaring op te doen in documentbeheer en archivering, kennis te verwerven van relevante wet- en regelgeving en cursussen of opleidingen te volgen op het gebied van documentmanagement. Vervolgopleidingen of certificeringen kunnen ook bijdragen aan je verdere ontwikkeling in deze sector. Daarnaast is het opbouwen van een netwerk binnen het vakgebied waardevol, vooral om op de hoogte te blijven van nieuwe tools en technieken die gebruikt worden in documentbeheer.
Overzicht: Medewerker Documentbeheer
OPLEIDINGSNIVEAU:
MBO opleiding
SALARISINDICATIE IN LOONDIENST
€2500 - €3000 per maand
INDICATIE UURTARIEF BIJ ZZP
€3000 - €4000 per maand
DOORGROEIMOGELIJKHEDEN
Senior Documentbeheerder, Teamleider Documentbeheer, Archiefbeheerder
COMPTENTIES & VAARDIGHEDEN
Nauwkeurigheid, Communicatieve vaardigheden, Organisatorische vaardigheden, Initiatief
GERELATEERDE FUNCTIES
Documentbeheerder, Archiefmedewerker, Postkamer Medewerker, Administratief Medewerker
Beschrijving
De medewerker Document Management is verantwoordelijk voor verschillende essentiële taken binnen de postkamer en documentbeheer. De werkzaamheden omvatten het uitpakken van inkomende post, het ondersteunen van bezoekers met vragen, en het beheren van zowel inkomende als uitgaande aangetekende brieven. Daarnaast is het belangrijk om de mailbox bij te houden en archiefstukken op te vragen bij de leverancier Karmac. Deze functie vereist een zorgvuldige aanpak bij het archiveren van documenten en het vernietigen van verouderde digitale en fysieke documenten.
Vereiste profiel
- Ervaring in postkamer werkzaamheden is een pré.
- Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
- Communicatieve vaardigheden om bezoekers effectief te ondersteunen.
- Ervaring met documentbeheer en archivering.
- In staat om op een personeelsniveau te rapporteren en samen te werken.
Eisen
- - Akkoord procedure en (broker) voorwaarden Voor brokervoorwaarden: https://www.stedin.net/werken-bij/werkgebied-inhuur - Tariefindexatie is niet toegestaan - Tarieven dienen all-in te zijn. Losse declaraties zijn niet toegestaan - Na één kalenderjaar kan de kandidaat eventueel kosteloos worden overgenomen door Stedin - Indien er sprake is van een deta-vastconstructie dien je de salarisindicatie van de kandidaat te vermelden en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Kandidaat dient de Nederlandse taal machtig te zijn in woord en geschrift, een aanbieding op deze aanvraag is hierbij een akkoordverklaring
- Kandidaat heeft minimaal een aantoonbare afgeronde MBO opleiding
- Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring is een soortgelijke rol
- Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Archiveren
- De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past NIET binnen de wet DBA. Hierdoor is het NIET mogelijk om ZZP'ers te contracteren. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door een bureau.
- Het CV is voorzien van referenties (naam, functie en contactgegevens referent) of deze kunnen op aanvraag aangeleverd worden.
- Deze aanvraag is NIET geschikt voor de inzet van zzp'ers. Leverancier verklaart hierbij dat de aangeboden professional: • is opgenomen in de loonadministratie van Leverancier of een derde partij; • in loondienst is bij een Leverancier die de juiste certificering heeft voor het uitlenen van personeel; • is verzekerd voor werknemersverzekeringen; • geen directeur-grootaandeelhouder (DGA) van de B.V. is waar het contract mee afgesloten wordt of van hiermee participerende ondernemingen; • netto-loon uitbetaald krijgt, waarover de wettelijk voorgeschreven loonheffingen, loonbelasting en premies voor volks- en werknemersverzekeringen zijn ingehouden en afgedragen aan de Belastingdienst door de Leverancier of derde partij;
Wensen
- Kandidaat is nauwkeurig, integer en kan goed prioriteren.
- Via welke broker dient de opdracht te lopen in het geval van gunning?
- Graag marktconform aanbieden. Tarieven dienen all in te zijn. Losse declaraties zijn niet toegestaan
- (ALLEEN DETACHERING MOGELIJK) Via welke inleen-constructie wordt de kandidaat aangemeld?
- De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Deze kunnen worden getoetst in een gesprek met de opdrachtgever. - Goed kunnen plannen - Verantwoordelijkheidsgevoel - Flexibele instelling - Goede communicatieve vaardigheden - Resultaatgericht - Proactief - Luistervaardig
- Is de kandidaat eerder werkzaam geweest binnen Stedin? Indien kandidaat eerder werkzaam is geweest binnen Stedin dan dient de reden van vertrek in het CV te staan. Tevens worden intern referenties ingewonnen. Mocht de reden van vertrek en de referentie(s) niet overeenkomen, dan wordt de toelating in het Dynamisch Aankoopsysteem ontnomen.
Competenties
- Goed kunnen plannen
- Verantwoordelijkheidsgevoel
- Flexibele instelling
- Goede communicatieve vaardigheden
- Resultaatgericht
- Proactief
- Luistervaardig
Reageer direct!
