Functiebeschrijving

Een Documentalist speelt een cruciale rol in het beheer en de organisatie van documenten binnen een organisatie. Deze functie is gericht op het nauwkeurig registreren, metadateren en archiveren van documenten om ervoor te zorgen dat informatie optimaal toegankelijk is voor teamleden en andere belanghebbenden. Documentalisten zijn vaak betrokken bij verschillende soorten projecten, waaronder zzp opdrachten en opdrachten van de overheid, waar strikte naleving van regelgeving en normen essentieel is. Deze functie kan ook interim werk omvatten, waarbij de Documentalist wordt ingeschakeld voor een tijdelijke periode om de documentprocessen te optimaliseren en te waarborgen.

Typisch salaris

Het salaris van een Documentalist varieert afhankelijk van de ervaring, de specifieke werkgever en de locatie. In Nederland ligt het salaris voor een documentalist meestal tussen de €2.500 en €4.500 per maand, afhankelijk van het niveau van verantwoordelijkheden en de complexiteit van de opdrachten. Voor zzp opdrachten of interim werk kunnen de tarieven hoger zijn, vooral bij opdrachten van de overheid waar expertise in informatiemanagement vereist is. Het is niet ongebruikelijk dat ervaren documentalisten in de buurt van €60 per uur verdienen, afhankelijk van de projectomvang en -duur.

Veelvoorkomende taken

Een Documentalist is verantwoordelijk voor diverse taken binnen het documentmanagement, waaronder het opstellen van duidelijke werkinstructies en handreikingen. Het organiseren en onderhouden van een actueel archiefsysteem is cruciaal om de toegankelijkheid van informatie te maximaliseren. Daarnaast speelt de Documentalist een actieve rol in het geven van trainingen aan projectmedewerkers om hen te ondersteunen in het gebruik van informatiebeheersystemen en documentmanagementprotocollen. Ervaring met systemen zoals DAS of Microsoft 365 SharePoint is een pluspunt, aangezien deze tools vaak worden gebruikt in de modernisering van documentprocessen. Bovendien is het zaak om de ordeningsstructuur te evalueren en indien nodig aan te passen voor betere efficiëntie.

Specialisatie

Om specialist te worden in het vakgebied van documentbeheer en als Documentalist, is het belangrijk om relevante opleidingen te volgen, zoals een diploma in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding op minimaal HBO-niveau. Daarnaast is praktische ervaring onontbeerlijk; meer dan twee jaar werkervaring met Document Management Systemen en digitaal archiveren zijn vaak vereist. Het bijhouden van trends en ontwikkelingen op het gebied van documentair informatiebeheer en het ontwikkelen van vaardigheden in digitale tools en methodieken zijn ook essentieel voor carrièreontwikkeling. Het nastreven van aanvullende certificeringen of trainingen in projectbeheersing en recordmanagement kan ook bijdragen aan verdere groei in dit vakgebied.