Warme stoel
Warme stoel: hoe herken je hem en wat betekent het voor jouw kans op een opdracht?
Je ziet een opdracht voorbijkomen die precies in jouw straatje lijkt te passen. Je past je cv aan, schrijft een motivatie en dient alles netjes in. Maar dan hoor je: “Er was al een voorkeurskandidaat.” Zonde van je tijd, toch?
In de wereld van overheidsopdrachten noemen we dit een warme stoel. In dit blog leggen we uit wat dat betekent, hoe je een warme stoel kunt herkennen én wat je kunt doen als je twijfelt.
Wat is een warme stoel precies?
Een warme stoel betekent dat er al een kandidaat in de opdracht zit—bijvoorbeeld een freelancer of medewerker van een detacheringsbureau—met wie de opdrachtgever graag verder wil. Maar omdat overheden en semi-overheden verplicht zijn om opdrachten transparant aan te besteden, wordt de opdracht alsnog gepubliceerd. Het formele proces moet worden gevolgd, ook al is de keuze eigenlijk al gemaakt.
Waarom is dat een probleem voor jou?
Als je niet weet dat het om een warme stoel gaat, investeer je kostbare tijd in het opstellen van documenten terwijl de uitkomst al min of meer vaststaat. Je komt in een selectieproces terecht waar de lat extreem hoog ligt, niet omdat je niet geschikt bent, maar omdat het proces al een voorkeur kent.
Hoe werkt een gunning eigenlijk?
Bij de meeste overheidsopdrachten draait het om een objectieve beoordeling op basis van drie factoren:
1. Voldoen aan de harde eisen
Als je niet aan alle formele eisen voldoet, lig je er direct uit.
2. Scoren op de wensen
Hoe beter je aansluit op de ‘nice to haves’, hoe meer punten je scoort.
3. Een scherp uurtarief
Vaak geldt: hoe lager je tarief, hoe meer punten je ontvangt.
Bij een warme stoel scoort de zittende kandidaat automatisch hoog op alle onderdelen: hij of zij kent de organisatie, kent het systeem en heeft zich al bewezen.
Hoe herken je een warme stoel?
Hoewel het zelden expliciet vermeld wordt, zijn er een paar signalen waar je op kunt letten:
• Extreem specifieke eisen
Denk aan iets als: “Minimaal 5 jaar ervaring met intern ontwikkelde applicatie X” of “WO-opleiding Natuurkunde én 5 jaar ervaring met juridische processen”.
• Ongebruikelijke combinaties van eisen en wensen
Bijvoorbeeld dat iemand én diepgaande kennis van Oracle heeft én jarenlang als beleidsadviseur heeft gewerkt.
• Opvallend korte looptijd of krappe inschrijftermijn
Een opdracht die maar een paar maanden duurt, of waarvoor je binnen 24 uur moet reageren, is soms een indicatie dat het slechts een formaliteit is.
Twijfel je? Vraag het na!
Bij De Transparante Broker staan we voor transparantie—het zit niet voor niets in onze naam. Twijfel je of het om een warme stoel gaat? Dan stellen wij die vraag direct aan de opdrachtgever. Vaak is er maar kort tijd om dit te doen, dus hoe eerder je bij ons aan de bel trekt, hoe beter.
Wat kun je zelf doen?
• Kijk kritisch naar de eisen en wensen
• Vergelijk de opdracht met soortgelijke opdrachten: is deze ineens opvallend specifiek?
• Laat je niet ontmoedigen, maar wees strategisch in hoe je je tijd inzet
Tot slot: warme stoelen zijn niet per se fout, maar wél frustrerend
Voor de voorkeurskandidaat is een warme stoel natuurlijk gunstig, maar voor alle andere geïnteresseerden voelt het als een verspilde kans. Daarom is openheid cruciaal. Wij zeggen het eerlijk als we weten dat het om een warme stoel gaat—zodat jij zelf kunt bepalen of je wel of niet instapt.
Vragen over een specifieke opdracht? Neem contact met ons op, dan zoeken wij het voor je uit.
