Reageren op een opdracht: intake

Wanneer je reageert op een opdracht, dan is vaak het intakegesprek onderdeel van de procedure. In het intakegesprek gaat het erom dat je kunt aantonen dat jij de beste kandidaat bent voor de opdracht, dus dat gesprek van 45 tot 60 minuten is enorm belangrijk. Maar hoe bereid je je nou optimaal voor op de intake?

Voorbereidingen

Hieronder volgen wat tips hoe je je voor kunt bereiden op de intake. 

• Lees de opdrachtomschrijving nog een keer goed door. In de opdrachtomschrijving staan namelijk ook vaak de karaktereigenschappen benoemd die in het gesprek getoetst gaan worden. Zorg dat je van die karaktereigenschappen voorbeelden kan geven, zie ook hieronder ‘lastige vragen’.
• Verdiep je in de gesprekspartners. Bekijk hun LinkedIn profiel, wie weet heb je gemeenschappelijke connecties die als referent kunnen optreden. Dan heb je gelijk een goede ijsbreker.
• Verdiep je in de organisatie waar je op gesprek gaat. Wat zijn de ontwikkelingen daar, zijn ze recentelijk in het nieuws geweest? En welke actualiteiten zouden impact kunnen hebben op de specifieke opdracht?
• Zorg dat je jouw cv en motivatie kunt uitleggen en toelichten. Het gaat daarbij zowel wat ‘op papier staat’, zoals wat heb je bij een bepaalde opdracht gedaan, als wat ‘niet op papier’ staat, zoals een periode dat je bijvoorbeeld geen opdracht hebt gehad.
• Wees jezelf. Geef alleen wenselijke antwoorden op het moment dat het bij jou als persoon aansluit. Ook als je geen goed gevoel hebt bij het gesprek, geef dat dan ook aan. De gesprekspartners zijn wel degenen met wie je op de opdracht moet gaan samenwerken.

Lastige vragen

Soms worden in het gesprek lastige vragen gesteld. Ze zijn vaak een beetje negatief geformuleerd. Deze vragen zijn niet bedoeld om je onderuit te halen, maar om je softskills te toetsen. Ben jij als persoon, los van je CV, de juiste persoon voor de opdracht? Hieronder enkele lastige vragen en tips hoe je daarmee om kunt gaan. En bedenk dat je overal de vervolgvraag ‘kun je daar een voorbeeld van geven?’ kunt verwachten!

Wat voor persoonlijkheid ben je? Waar krijg je energie van? Waar verlies je energie van?

Mocht je hier geen antwoord op hebben: er zijn tal van zelftests waarmee je een persoonsbeeld van jezelf kunt maken. Zoek bijvoorbeeld op ‘Belbin’, ‘Insights’ of ‘Management Drives’. Vertel iets over de uitkomst, alleen als je jezelf erin herkent natuurlijk.

Hoe acteer je binnen een team? Wat voor rol neem je aan?

Stel gerust de wedervraag: ‘kunnen jullie iets over het team vertellen?’, ‘wat voor persoonlijkheden zitten daar in?

Stel dat iemand in je team zijn afspraken niet na komt, wat doe je dan?

Uiteraard ga je die persoon helpen, probeer erachter te komen waarom het niet lukt, eventueel (tijdig) escaleren bij de leidinggevende.

Kun je een voorbeeld geven van een lastige situatie, en hoe je daarmee om bent gegaan?

Dit is een vraag die je goed van te voren kunt voorbereiden. Pak vooral niet het meest negatieve moment in je carrière. Maak er een afgebakende casus van.

Hoe ga je om met teleurstellingen?

Stel de wedervraag: ‘met wat voor soort teleurstellingen zou ik op dit project geconfronteerd kunnen worden?

Wat zijn je sterke en zwakke punten?

Ook dit is een mooi lijstje dat je kunt samenstellen. Bedenk bij de zwakke punten dat je jezelf niet naar beneden haalt, en geef aan hoe je met je zwakke punten om gaat.

Stel dat je de opdracht krijgt, en je gaat maandag beginnen. Waar begin je mee?

Natuurlijk ga je eerst nader kennismaken en met je opdrachtgever een inwerkprogramma samenstellen. Welke documenten zijn belangrijk om te lezen? Wie zijn belangrijk om mee kennis te maken? Daarna maak je een plan om je werkzaamheden aan te vangen. Je opdrachtgever kan niet van jou verwachten dat je vanaf minuut 1 direct ‘productie’ gaat draaien. En mogelijk heb je een vergelijkbare opdracht eerder uitgevoerd, schets dan vooral hoe een eventuele aanpak eruit zou kunnen zien.

Het intakegesprek

Ben je er klaar voor? Dan volgen hier nog wat tips voor het intakegesprek zelf.

• Kleed je representatief. Bij het intakegesprek geef je, net als bij je cv, een visitekaartje af. Zorg ervoor dat je er netjes en verzorgd uit ziet.
• Gesprek op locatie: wees op tijd. Wanneer je naar een andere locatie moet reizen, hou dan voldoende rekening met reistijd met het ov of tijd om een parkeerplek te vinden. Wees liever 30min te vroeg dan 5min te laat.
• Digitaal gesprek: zorg voor een opgeruimde achtergrond. Wanneer het gesprek via MS Teams, Webex of soortgelijke applicatie plaatsvindt, zorg dan dat je op een opgeruimde, representatieve plek zit. Gebruik geen fancy achtergrondjes of verduistering. Je kunt wel iets op de achtergrond ophangen als ijsbreker.
• Laat je gesprekspartners het gesprek leiden .Laat de leiding van het gesprek over aan de gesprekspartners. Zij bepalen de agenda. Over het algemeen kent het intakegesprek de volgende opbouw:
  • Ronde voorstellen, de gesprekspartners beginnen
  • Introductie van jezelf
  • Introductie van de situatie bij de opdrachtgever door de gesprekspartners
  • Toetsen van jouw kennis, vaardigheden en karaktereigenschappen in context van de opdracht
  • Gelegenheid tot stellen van vragen
  • Afronding
• Wijd niet teveel uit en verzand niet in onnodige details. Of te wel, wees kort en bondig in de antwoorden die je geeft. Wanneer het niet duidelijk is voor je gesprekspartners of ze willen meer details, dan zullen ze daar om vragen.
• Stel enkele vragen. Wanneer voor jou iets niet duidelijk is, stel dan ook gerust een wedervraag. Dat is ook een goed moment om jouw kennis en vaardigheden te laten blijken.
• Vraag naar het vervolg van de procedure. Als laatste vraag kun je nog vragen hoe het vervolg van de procedure eruit ziet. Je kunt aan de gesprekspartners vragen wanneer ze verwachten een terugkoppeling te geven en hoe deze terugkoppeling gegeven wordt.

Conclusie

Het intakegesprek is altijd een spannend moment. Toch kun je je goed voorbereiden. Lees de opdracht en je cv nog een keer goed door. Oefen samen met iemand eventuele lastige vragen. Wees op tijd en representatief. Wees kort en bondig, en to the point. Stel gerust vragen. Heel veel succes!