Kwartiermaker Organi …

Omschrijving van de opdracht

De Gemeente Arnhem zoekt een ervaren kwartiermaker voor de herziening van de organisatie van zeven multifunctionele centra (MFC’s) die essentieel zijn voor onderwijs, welzijn, sport en cultuur. De opdracht omvat het ontwerpen en implementeren van een efficiënte organisatiestructuur gericht op financieel verantwoorde exploitatie. De kwartiermaker is verantwoordelijk voor de coördinatie van dagelijkse beheerprocessen en de afstemming met diverse stakeholders. Belangrijke taken zijn onder meer het uitvoeren van nulmetingen, het ontwikkelen van businesscases, en het opzetten van administratieve processen. Het doel is een toekomstbestendige organisatie die voldoet aan het Integraal Accommodatiebeleid van de gemeente.

Gewenst profiel

De ideale kandidaat heeft ruime ervaring met organisatie-inrichting en projectmanagement, bij voorkeur binnen de publieke sector. Daarnaast dient men strategisch inzicht te combineren met operationele coördinatievaardigheden. Ervaring met multifunctionele centra en kennis van financiële beheersbaarheid zijn essentieel. De kwartiermaker moet uitstekende communicatieve vaardigheden bezitten en in staat zijn om effectief samen te werken met verschillende interne en externe stakeholders. Een proactieve houding en de bereidheid om tijdelijk aan te sturen zijn cruciaal om de overgangsfase succesvol te begeleiden.

Eisen

• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van HBO/WO werk- en denkniveau (bij voorkeur facilitair, bedrijfskundig of bestuurskundig) Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, zal uw bieding terzijde worden gelegd.
• De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met organisatie-inrichting en complexe projectopdrachten. BENOEM het nummer van deze eis EXPLICIET in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj). Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal uw bieding terzijde worden gelegd.
• De kandidaat heeft in de afgelopen jaren aantoonbaar werkervaring opgedaan met exploitatievraagstukken van (semi-)publieke voorzieningen, bij voorkeur MFC’s. BENOEM het nummer van deze eis EXPLICIET in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj). Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal uw bieding terzijde worden gelegd.
• De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met Europese aanbestedingstrajecten (diensten). BENOEM het nummer van deze eis EXPLICIET in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj). Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal uw bieding terzijde worden gelegd.
• De kandidaat is aantoonbaar bekend met bestuurlijke besluitvorming binnen gemeenten. BENOEM het nummer van deze eis EXPLICIET in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj). Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Wensen

• Gemeente Arnhem beheert zeven multifunctionele centra (MFC’s), verspreid over verschillende wijken. Deze MFC’s vervullen een belangrijke maatschappelijke rol en worden intensief gebruikt voor onderwijs, welzijn, sport, cultuur en ontmoeting.
• De huidige exploitatie- en beheervorm vraagt om herziening. De komende jaren werkt de gemeente aan een toekomstbestendige en financieel verantwoorde organisatie van deze MFC’s. Om deze ontwikkeling te begeleiden, zoekt de afdeling Vastgoed een ervaren kwartiermaker die op projectbasis de organisatie-inrichting vormgeeft én (tijdelijk) aanstuurt.
• De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het ontwerpen, implementeren en tijdelijk aansturen van een passende organisatiestructuur voor het beheer van de MFC’s, met als uitgangspunt: een efficiënte en professionele exploitatie; financiële beheersbaarheid; heldere taakverdeling; aansluiting bij het Integraal Accommodatiebeleid (IAB) van de gemeente Arnhem.
• De focus ligt zowel op strategische inrichtingskeuzes (zoals beheervormen en eigenaarschap), als op operationele coördinatie van het dagelijks beheer tijdens de overgangsfase.
• De opdracht is resultaatgericht en bestaat uit de volgende onderdelen: Analyse en ontwerp: Uitvoeren van een nulmeting van de huidige situatie (organisatie, exploitatie, processen); Onderzoeken van verschillende beheervormen en opstellen van een onderbouwde businesscase; Ontwikkelen van een plan van aanpak inclusief planning, rolverdeling en benodigde besluitvorming.
• Organisatie-inrichting en implementatie: Opzetten van een efficiënte organisatiestructuur, met duidelijke rollen en werkafspraken; Begeleiden van werving en selectie van (tijdelijk) personeel voor dagbeheer en locatiemanagement; Herziening en inrichting van administratieve processen (zoals reservering, bezetting, facturatie); Aanbesteding en implementatie van een hospitality dienst voor avond- en weekendbeheer.
• Coördinatie van dagelijkse exploitatie (tijdelijk): Aansturing van betrokken functionarissen (o.a. coördinator, locatiemanagers, beheerders); Afstemming met gebruikers, huurders, leveranciers en interne stakeholders; Borgen van continuïteit en service tijdens de transitieperiode.
• Rapportage en overdracht: Opleveren van een eindrapportage met aanbevelingen voor 2027; Adviseren over eigenaarschap, opdrachtgeverschap en financiering van het toekomstige beheer; Inregelen van een belkring voor calamiteiten (achterwacht).
• Resultaatverplichtingen: De opdrachtnemer levert op: Een toekomstbestendige organisatiestructuur voor het beheer van de MFC’s; Een financieel onderbouwd exploitatiemodel; Heldere taak- en rolverdeling binnen het MFC-team; Ingebruikname van efficiënte werkprocessen (reservering, facturatie, rapportage); Ingewijd en tijdelijk versterkt team voor dagelijks beheer; Succesvolle aanbesteding en implementatie van hospitalitydienst; Rapportage met concrete voorstellen voor besluitvorming over 2027.
• Samenwerking en rapportagelijn: Tweewekelijkse afstemming met het afdelingshoofd Vastgoed (opdrachtgever); Samenwerking met interne stakeholders (teams Leefomgeving, OR, gebruikers, bestuur); Betrokkenheid bij bestuurlijke besluitvorming en het creëren van draagvlak.
• Let op, ben je zzp-er en wil je op deze aanvraag reageren let dan goed erop dat deze aanvraag nagenoeg fulltime is voor een langere periode en dit geen problemen gaat geven met je inkomensverdeling uit 1 opdrachtgever.