Bestuursondersteuner

Organisatiebeschrijving

Onze organisatie, bestaande uit 275 professionals, richt zich op het bouwen aan een toekomstbestendig Soest. Wij hechten grote waarde aan de kernwaarden vertrouwen, samenwerking en leren. Bij ons werkt een diverse groep mensen samen met de gemeentelijke organisatie, het bestuur en maatschappelijke partners, met als doel een inclusieve samenleving te ondersteunen. Deze samenwerking is essentieel en we geloven dat we van elkaar kunnen leren door ervaringen en interactie. Wij zijn op zoek naar tijdelijke ondersteuning voor onze wethouders binnen onze organisatie.

Functieomschrijving

In deze rol werk je samen met drie collega's en ben je verantwoordelijk voor secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders, evenals de gemeentesecretaris. Jouw taken omvatten het beheren van complexe agenda’s, het verzorgen van vertrouwelijke correspondentie, en het proactief reageren op wijzigingen. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, organiseer je vergaderingen en denk je mee over lopende zaken om het secretariaat te optimaliseren.

Vereist Profiel

Je bent doortastend, assertief en beschikt over humor. Stressbestendigheid en relativeringsvermogen zijn jou niet vreemd, vooral in dynamische situaties. Een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend. Je hebt de capaciteit om prioriteiten te stellen en belang van de portefeuille van de bestuurder in te schatten. Ervaring met administratieve ondersteuning en een collegiale houding zijn vereist.

Eisen

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W;
• Een aantoonbare afgeronde secretariële mbo 4 opleiding;

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse bij een overheidsinstantie (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs (20 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Office 365 (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint (10 punten);
• Minimaal 32 uur per week beschikbaar per uiterlijk 1 oktober 2025 (20 punten).

Competenties

• - Accuraat
• - Representatief
• - Stressbestendig
• - Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift