Functiebeschrijving

De functie van een recordmanager DIV (Documentaire Informatievoorziening) richt zich op het beheer van informatie en documenten binnen een organisatie, met als doel de informatiehuishouding te optimaliseren. De recordmanager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van systemen die het mogelijk maken om informatie efficiënt te registreren, te beheren en te archiveren. Dit omvat het creëren van beleid en procedures die voldoen aan de wet- en regelgeving, evenals het toezien op de juiste uitvoering hiervan binnen de organisatie. Dit vraagt om kennis van zowel technologie als de specifieke informatiebehoeften van verschillende afdelingen.

Typisch voor de rol van recordmanager zijn de werkzaamheden die plaatsvinden in de context van zzp opdrachten of opdrachten overheid, wat inhoudt dat men vaak met tijdelijke contracten of op projectbasis werkt. Dit kan ook betekenen dat men interim werk verricht om de organisatie tijdelijk van ondersteuning te voorzien tijdens veranderingen of herstructureringen. Het is essentieel dat de recordmanager niet alleen over technische vaardigheden beschikt, maar ook over sterke communicatieve vaardigheden om adequaat advies te kunnen geven en draagvlak te creëren bij diverse stakeholders.

Binnen de functie zijn er verschillende taken die men uitvoert. Dit kan variëren van het ontwikkelen van een hotspotmonitor voor het tijdig signaleren van gevoelige dossiers, tot de actualisering van bestaande handboeken. Verder houdt de recordmanager zich meestal bezig met het trainen van medewerkers in het gebruik van nieuwe systemen en procedures, en is betrokken bij de samenwerking met externe en interne partijen. Hierdoor speelt de recordmanager een belangrijke rol in het waarborgen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en het bevorderen van een cultuur van informatiegestuurd werken binnen de organisatie.

Om een specialist te worden in deze functie, is doorgaans een hbo-opleiding vereist op het gebied van informatiebeheer of bestuurskunde. Werkervaring in het veld, zoals via zzp opdrachten of met interim werk in de overheid, helpt om skillsets te ontwikkelen die nodig zijn voor de rol. Verdere ontwikkeling kan plaatsvinden door deel te nemen aan relevante opleidingen en cursussen, specifiek gericht op documentbeheer en archiefwetgeving. Het opbouwen van een professioneel netwerk binnen de sector, bijvoorbeeld via DAS, kan ook bijdragen aan het verkrijgen van waardevolle kennis en ervaringen, evenals aan toekomstige werkgelegenheden binnen dit vakgebied.