Functiebeschrijving

Een Programma Secretaris speelt een cruciale rol in de coördinatie en ondersteuning van programma's binnen een organisatie, vaak binnen de overheid. De functie vereist sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met verschillende belanghebbenden. Als Programma Secretaris fungeer je als het verbindende element tussen projecten, teams en afdelingen, waardoor de administratieve en organisatorische afhandeling soepel verloopt. Je bent verantwoordelijk voor het adviseren van managementteams, het monitoren van projectvoortgang en het opstellen van belangrijke documenten die essentieel zijn voor het succes van de initiatieven waar je aan werkt.

Typisch Salaris

Het salaris voor een Programma Secretaris kan variëren afhankelijk van de verantwoordelijkheden en de ervaring van de persoon in de rol. Voor een vaste aanstelling binnen de overheid ligt het salaris doorgaans tussen de €3.200 en €4.500 bruto per maand. In interim werk of zzp opdrachten zijn de tarieven vaak hoger, afhankelijk van de specifieke eisen van de opdracht. Freelancers kunnen tot €100 per uur vragen, vooral als ze over gespecialiseerde kennis van programma- en projectmanagement beschikken, bijvoorbeeld kennis van DAS of Agile methodologieën.

Typische Taken

De dagelijkse taken van een Programma Secretaris omvatten het organiseren van vergaderingen, het opstellen van notulen en rapportages, en het ondersteunen van projectteams bij de uitvoering van hun taken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het bewaken van deadlines en kwaliteitsnormen binnen de programma's waar je aan werkt. Het is ook belangrijk om informatie te delen met alle betrokken partijen, zodat iedereen op de hoogte blijft van de voortgang en eventuele obstakels. In veel gevallen werk je direct samen met managers en andere leidinggevenden om ervoor te zorgen dat alle processen efficiënt verlopen en dat de programma's aansluiten bij de bredere strategische doelen van de organisatie.

Opleiding en Specialisatie

Om een succesvolle Programma Secretaris te worden, is een HBO-diploma in Bedrijfskunde, IT of een gerelateerd vakgebied meestal vereist. Het is ook nuttig om kennis en ervaring op te doen met programma- en projectmanagementmethodieken zoals Prince2 of PMI. Daarnaast kan de ervaring in de Rijksoverheid of gerelateerde overheidsorganisaties een grote pre zijn. Om jezelf te specialiseren in deze functie, kun je verdere opleidingen volgen in projectmanagement en de Agile manier van werken, evenals praktijkervaring opdoen via interim opdrachten binnen de overheid. Het ontwikkelen van aanvullende vaardigheden zoals sterke schrijfvaardigheden en gevoeligheid voor bestuurlijke processen is eveneens belangrijk voor het slagen in deze rol.