Beschrijving van de functie

Een management assistent/secretaresse speelt een cruciale rol in de organisatie door ondersteuning te bieden aan het management en andere afdelingen binnen de organisatie. Deze functie is doorgaans gericht op het optimaliseren van de administratieve processen, agendabeheer, en alle secretariële taken die leiden tot een efficiënte workflow. Dit bevat ook het organiseren van vergaderingen, evenementplanning, en vaak ook het verzorgen van correspondentie. Management assistenten hebben een centrale positie in de organisatie, omdat zij de schakel vormen tussen verschillende teams en individuen, en tegelijkertijd verantwoordelijk zijn voor een vlotte communicatie en coördinatie.

Typisch Salaris

Veelvoorkomende taken

De taken van een management assistent/secretaresse zijn divers en omvatten doorgaans agendabeheer, waar het plannen en coördineren van afspraken en vergaderingen van cruciaal belang is. Het kan ook inhouden dat er notulen worden gemaakt van vergaderingen, het voorbereiden van presentaties en rapporten, en het bijhouden van documenten en archieven. Bovendien omvat de functie het verzorgen van de communicatie met externe contacten en soms ook met andere departementen. Daarnaast is er vaak een focus op ondersteuning bij evenementen, waarbij logistiek en planning van grote waarde zijn. Dit kan variëren van het organiseren van interne bijeenkomsten tot het ondersteunen bij grootschalige evenementen of projecten binnen de organisatie.

Opleiding en specialisatie

Om een specialist te worden in de functie van management assistent/secretaresse is het belangrijk om een gedegen opleiding te volgen. Een mbo 4 diploma in een secretariële richting of aanverwante vakken is vaak de minimale vereiste. Daarnaast kan het nuttig zijn om cursussen in specifieke softwareprogramma's, tijdmanagement en communicatievaardigheden te volgen. Het blijven volgen van ontwikkelingen binnen het vakgebied, zoals nieuwe ICT-tools en technieken die de efficiëntie kunnen verbeteren, is ook van groot belang. Hierdoor kunnen professionals zich onderscheiden in de markt. Voor zelfstandige ondernemers is het belangrijk om niet alleen ervaring op te doen in diverse zzp opdrachten, maar ook kennis te hebben van financiële en administratieve zaken, gezien dienstdiensten zoals DAS kunnen helpen met het verkennen van relevante opdrachten binnen de overheid.