Functiebeschrijving

De functie van functioneel archiefbeheerders is cruciaal binnen organisaties die een gestructureerde en efficiënte aanpak van hun documentatie en informatiebeheer vereisen. In een tijdperk waarin informatie een essentiële hulpbron is, zijn archiefbeheerders verantwoordelijk voor het optimaliseren van documentmanagementsystemen (DMS) en zorgen zij ervoor dat documenten op een veilige en toegankelijke manier zijn opgeslagen. Dit kan inhouden dat ze trainingen geven aan medewerkers over hoe ze het systeem efficiënt kunnen gebruiken en dat ze ondersteuning bieden bij vragen of problemen. Het voorkomen van problemen en het verhogen van de gebruikerservaring zijn primaire doelstellingen voor functioneel archiefbeheerders.

De beloning voor een dergelijke functie kan aanzienlijk variëren. Salarissen voor een functioneel archiefbeheerder liggen meestal tussen de €3.000 en €4.500 per maand, afhankelijk van de ervaring en het type dienstverband. ZZP opdrachten, vaak aantrekkelijk voor interim werk, kunnen hogere uurtarieven bieden, waardoor professionals flexibiliteit en financiële voordelen ervaren. Dit is vooral relevant voor archiefbeheerders die kiezen voor opdrachten ini de overheid, waar vaak een budget is voor tijdelijk personeel.

De taken van een functioneel archiefbeheerder zijn divers. Ze omvatten het beheer van het documentmanagementsysteem, het opzetten van processen voor dossiervorming en opslag, en het monitoren van het gebruik van deze systemen om ervoor te zorgen dat ze optimaal functioneren. Daarnaast zijn archiefbeheerders betrokken bij de afhandeling van poststromen binnen de organisatie, zoals het scannen en registreren van documenten. Het is essentieel dat archiefbeheerders niet alleen technisch onderlegd zijn, maar ook communicatief vaardig, zodat zij effectief kunnen reageren op gebruikersvragen en hun collega’s kunnen begeleiden in het gebruik van DMS-systemen zoals M-Files.

Om uit te groeien tot een specialist in deze functie, zijn er verschillende paden die je kunt bewandelen. Een diploma in archiefbeheer of een gelijkwaardige opleiding is doorgaans een vereiste. Verdere specialisatie kan worden bereikt door ervaring op te doen in verschillende contexten, zoals opdrachten binnen zowel de private als de publieke sector. Het volgen van bijscholing en het behalen van certificaten gerelateerd aan informatietechnologie kan ook bijdragen aan deskundigheid. Het opdoen van ervaring met het werken in interim posities of zzp opdrachten kan daarnaast waardevolle inzichten en vaardigheden opleveren, wat de kansen op een hogere functie binnen het archiefbeheer vergroot.