Functiebeschrijving

De rol van een Documentalist is cruciaal binnen organisaties die zich bezighouden met documentbeheer en archiveringsprocessen. Documentalisten zijn verantwoordelijk voor het organiseren, classificeren en beheren van documenten en informatie, met als doel een efficiënte toegang en opgeslagen gegevens te waarborgen. Dit omvat het registry van nieuwe documenten, het toevoegen van metadata, en het onderhouden van een ordelijk documentmanagementsysteem. Het viel binnen deze functie niet alleen te kijken naar de bestaande documentatie, maar ook om nuttige werkinstructies op te stellen die het team helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Optimale informatiehuishouding vereist ook dat de Documentalist voortdurend de processen evalueert en verbetert.

Salarisindicatie

Het salaris voor een Documentalist kan variëren afhankelijk van de werkervaring, de sector en de specifieke verantwoordelijkheden. Voor een fulltime aanstelling in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris liggen tussen de €2.800 en €4.000 per maand. ZZP opdrachten kunnen ook aantrekkelijk zijn, met tarieven die kunnen oplopen tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van het project. Interim werk kan soms ook leiden tot hogere vergoedingen, aangezien flexibiliteit en deskundigheid vaak voorrang krijgen in contracten van tijdelijke aard.

Typische taken

Documentalisten voeren verschillende taken uit om de documentatie binnen een organisatie effectief te beheren. Typische taken omvatten het controleren van bestaande documenten op volledigheid en nauwkeurigheid, het instellen van document management systemen (DMS), en het coachen van projectmedewerkers in het gebruik van deze systemen. Daarnaast kunnen ze betrokken zijn bij het opstellen van en zorgen voor documentatieprotocollen, het registreren van wijzigingen en het zorgen voor een heldere archivering. Dit kan ook inhouden dat men werkt binnen bredere organisatieprojecten, bijvoorbeeld in de context van grootschalige GWW-projecten, waarbij documentbeheersystemen essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.

Specialisatie

Om een specialist te worden in deze functie, is een afgeronde mbo-opleiding in Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding vaak vereist. Een relevant hbo denk- en werkniveau versterkt zeker de kansen op een positie als Documentalist. Daarnaast is het belangrijk om praktijkervaring op te doen, bijvoorbeeld via zzp opdrachten waar relevante vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld. Het volgen van verdere trainingen en cursussen op het gebied van documentair informatiebeheer en informatiebeveiliging kan ook bijdragen tot groei in dit vakgebied. Verder helpt kennis van actuele kaders en regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo), om goed voorbereid te zijn op de uitdagingen die deze functie met zich meebrengt.