Programmasecretaris …

Programmaomschrijving

Het programma Digitaal Politie Contact maakt deel uit van de hoofdportefeuille Dienstverlening en is op zoek naar een programmasecretaris. Dit initiatief richt zich op het creëren van effectieve verbindingen met de maatschappij door middel van digitale dienstverlening. De ambitie is om een Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening te bieden, waarbij het contact tussen burgers, bedrijven en de politie toegankelijk en gebruiksvriendelijk is. Dit gebeurt via kanalen die burgers zelf willen gebruiken. De focus ligt op innovatief en interactief contact, dat zowel digitaal als fysiek geoptimaliseerd wordt.

Vereist Profiel

De ideale kandidaat beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en heeft ervaring in programmamanagement. Communicatieve vaardigheden zijn cruciaal, evenals de mogelijkheid om samen te werken met diverse belanghebbenden. Een achtergrond in de publieke sector, bij voorkeur binnen de politie of een soortgelijke organisatie, is een pré. Verder dient de kandidaat proactief, oplossingsgericht en vernieuwend ingesteld te zijn, met een sterke affiniteit voor digitale innovaties en dienstverlening.

Eisen

• Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd. Sjabloon : CV template 1.9.doc
• Eis 2. De door Inschrijver aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer.
• Eis 3. Migratie. Door in te schrijven bevestigt u dat u op de hoogte bent van de voorgenomen overstap naar een intermediair model en dat u begrijpt dat, indien u wordt gegund, een toekomstige migratie naar een intermediair mogelijke kan plaatsvinden.
• Eis 4. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal Hbo niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
• Eis 5. De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als project- of programmasecretaris.
• Eis 6. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van projecten conform Prince2.

Wensen

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring waarbij hij/zij als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen een organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming.
• De kandidaat is gecertificeerd in projectmanagement.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg.

Verantwoordelijkheden

• De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de programmaboard.

  • Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.
  • Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.
  • Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren.
  • Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.
  • Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken.
  • Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken.
  • Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.

Competenties

• Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
• Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.
• Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
• Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
• Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
• Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.