Medewerker Informati …

Doel van de opdracht

De medewerker informatiebeheer wordt ingezet voor het uitvoeren van wettelijke en noodzakelijke taken op het gebied van informatiebeheer. De focus ligt op het wegwerken van bestaande achterstanden en het structureel verbeteren van de informatiehuishouding. Dit omvat zowel eenmalige correctieve acties als duurzame kwaliteitsborging, in lijn met de Archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving. De rol is cruciaal vanwege de eerder niet nagekomen verplichtingen, die onder andere zijn vastgesteld in inspectierapporten. Een goed functionerend informatiebeheer is essentieel voor de borging van interne processen en de afhandeling van informatieverzoeken.

Achtergrond en urgentie

Door capaciteitsgebrek en externe factoren zoals de coronapandemie zijn de wettelijke verplichtingen op het gebied van archief- en informatiebeheer helaas niet volledig nagekomen. Dit resulteerde in diverse inspectierapporten die de noodzaak van verbeteringen benadrukken. Bovendien is een effectief informatiebeheer cruciaal voor het voldoen aan wettelijke verantwoordelijkheden en het adequaat behandelen van verzoeken onder de Wet open overheid (Woo).

Werkzaamheden / taken

De medewerker informatiebeheer voert zowel uitvoerende als signalerende taken uit, in nauwe samenwerking met de informatieadviseur. Belangrijke taken zijn onder andere: het uitvoeren van archiefvernietiging, archiefbewerking en inventarisatie ter voorbereiding op overdracht, inclusief archieven uit 2007 en van rechtsvoorgangers; signaleren van knelpunten in het informatiebeheer; en kwaliteitscontroles uitvoeren op dossiers, metadata en digitale scans.

Kandidaatomschrijving

De ideale kandidaat beschikt over: aantoonbare ervaring met informatie- en archiefbeheer binnen een overheidscontext; grondige kennis van de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), relevante selectielijsten, en het werken met metadata; ervaring met digitale informatiesystemen zoals AFAS en SharePoint, evenals met fysieke archiefverwerking; en de capaciteit om zelfstandig werkzaamheden, zoals archiefvernietiging en kwaliteitscontroles, uit te voeren. Daarnaast is affiniteit met procesmatig werken en samenwerking met andere beleidsmatige functies vereist.

Locatie

Alkmaar GGD Hollands Noorden

Functietitel

Medewerker Informatiebeheer ADMINISTRATION

Eisen

• Beschikbaarheid - De kandidaat is per 1 september beschikbaar voor de opdracht.
• Werkervaring archiefbeheer en vernietigingsproces - De kandidaat beschikt aantoonbaar over werkervaring met archiefbeheer volgens geldende richtlijnen en wetgeving, waaronder de Archiefwet, en heeft ervaring met het uitvoeren en coördineren van het vernietigingsproces van archiefmateriaal.
• Kwaliteitssysteem en archiefoverzichten - De kandidaat heeft ervaring met het werken met en onderhouden van kwaliteitssystemen binnen informatie- of documentbeheer en kan overzichtelijke en toegankelijke archiefoverzichten opstellen en bijhouden.
• Toepassing bewaartermijnen - De kandidaat past bewaartermijnen toe conform geldende wet- en regelgeving.
• Opleidingsniveau en diploma - De kandidaat beschikt minimaal over MBO 4 werk- en denkniveau en is in het bezit van een diploma SOD I en II of een vergelijkbare opleiding, zoals een HBO-opleiding Archiefbeheer of de Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM).

Wensen

• Relevante werkervaring - Heeft de kandidaat aantoonbare ervaring met archiefbeheer binnen een overheidscontext?
• Ervaring met digitale systemen - In hoeverre is de kandidaat bekend met en vaardig in het werken met de digitale systemen AFAS en SharePoint binnen informatie- of archiefbeheer.
• Aantal interimopdrachten in de afgelopen 5 jaar - Mate van recente en relevante interimervaring op het gebied van informatie- of archiefbeheer. Toont aan in hoeverre de kandidaat in staat is zich snel aan te passen en zelfstandig opdrachten uit te voeren binnen overheidsorganisaties.
• Aansluiting bij de publieke taak van de GGD - Geen aantoonbare affiniteit (1 %) Enige betrokkenheid zichtbaar (3 %) Duidelijke betrokkenheid en relevante ervaring (5 %) Sterk onderbouwde maatschappelijke motivatie en ervaring binnen publieke gezondheid (7 %)
• Aantal jaren werkervaring in informatie- of archiefbeheer - In hoeverre beschikt de kandidaat over aantoonbare werkervaring in de functie of een vergelijkbare rol binnen informatie- of archiefbeheer
• Interview - Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Zelfstandigheid en initiatief Kan je zelfstandig werken en problemen aanpakken? Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid Werk je zorgvuldig en let je op kwaliteit? Communicatie en samenwerking Kun je goed samenwerken en duidelijk communiceren? Flexibiliteit Ga je goed om met veranderingen en werkdruk? Procesmatig werken Werk je graag volgens duidelijke processen?